Modification du KBIS : en quoi ça consiste ?
L’exercice d’une activité commerciale, en tant que personne physique ou morale, nécessite obligatoirement la création d’une entreprise inscrite au registre du commerce et des sociétés. En l’absence de cette démarche, l’activité est considérée comme dissimulée et la personne qui l’exerce encourt des risques plus ou moins importants.
L’immatriculation de l’entreprise nécessite par ailleurs la constitution et le dépôt d’un dossier comportant toutes les informations de la structure. Lesquelles seront utilisées pour créer son Kbis : ce document d’identification des entreprises qui doit être continuellement à jour. Mais pourquoi et comment modifier l’extrait Kbis d’une entreprise ?
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Plan de l'article
Que savoir de la modification du KBIS ?
Le Kbis est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale en France. Il contient toutes les informations officielles de l’entreprise à savoir : sa dénomination sociale, son siège social, son numéro SIRET, ainsi que le nom et les coordonnées des actionnaires, ou associés de l’entreprise.
Quand doit-on modifier le KBIS ?
Compte tenu de son caractère public, le Kbis doit être constamment à actualiser. En plus d’être obligatoire, cela est dans l’intérêt de l’entreprise. Par exemple, si après une cession de part, un associé quitte l’entreprise, mais que ces coordonnées sont toujours présentes sur l’extrait Kbis, un client en possession de ce document, peut joindre l’ex-associé en voulant contacter la société. Ce qui peut être défavorable à l’entreprise surtout si l’associé en question est devenu un concurrent direct.
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La moindre modification d’une information mentionnée sur le Kbis en interne de la société doit faire l’objet d’une mise à jour auprès du greffe du tribunal de commerce. Dans certains cas, cette action entraîne également la modification des statuts de l’entreprise. En réalité, la majorité des informations que comporte l’extrait Kbis sont également contenues dans les statuts. La modification de l’un entraîne donc celle de l’autre.
À titre illustratif, voici les changements qui impliquent la modification du KBIS et des statuts de l’entreprise :
- Changement d’objet social
L’objet social se définit comme l’ensemble des activités déterminées par les statuts qu’une société peut exercer. Concrètement, c’est un programme mentionné dans les statuts d’une entreprise, que celle-ci entend poursuivre. Néanmoins, il arrive que la société soit tournée vers d’autres horizons après sa création. Dans ce cas, il convient de mettre à jour les statuts constitutifs et donc le Kbis. Il faut noter que même si l’entreprise n’abandonne pas son activité officielle, mais qu’elle s’investit dans d’autres secteurs, la modification des statuts s’impose.
- Modification de la dénomination sociale
La dénomination sociale est l’appellation sous laquelle la société est inscrite. Elle désigne donc le nom de l’entreprise. En cas de changement de direction ou pour toute autre raison, l’entreprise peut vouloir changer de nom : cela n’est pas impossible. Cependant, cet acte doit être accompagné de la modification des statuts constitutifs et également du Kbis.
- Transfert de siège social
Le siège social est l’adresse officielle de l’entreprise. Même si celle-ci dispose de plusieurs locaux, seulement un est appelé siège social. Mais cela n’est pas définitif. L’entreprise peut changer d’adresse et s’installer dans d’autres locaux, dans ce cas, on parle de transfert de siège social. À l’instar des modifications susmentionnées, ce changement implique la mise à jour du Kbis et des statuts de l’entreprise.
- Changement de gérant (qui a été nommé dans les statuts)
Le gérant de la société est la personne qui assure sa direction. Il peut s’agir du président de l’entreprise ou d’un directeur général. Dans le cas où celui-ci a été nommé dans les statuts constitutifs de l’entreprise, son changement dû à un limogeage, une retraite ou une démission doit faire l’objet d’une modification de ce document.
D’autres cas de changement de changement de formes juridiques ou de capital social entraînent également la modification simultanée du Kbis et des statuts constitutifs.
Il existe néanmoins des informations qui ne figurent pas dans les statuts, mais qui sont présentes sur le Kbis. Leur modification n’entraîne pas la mise à jour du document constitutif de l’entreprise. C’est le cas du changement d’un gérant non nommé dans les statuts.
Par ailleurs, l’adresse des associés de l’entreprise étant mentionnée sur le Kbis, leur déménagement doit faire également objet de mise à jour de ce document.
Comment modifier le KBIS ?
Les statuts indiquent clairement la mesure dans laquelle certaines décisions importantes de l’entreprise doivent être prises. Mais en général, c’est l’assemblée générale qui statue sur toutes les modifications pouvant entraîner la mise à jour du Kbis.
Il faut noter que la décision de modifier le Kbis provient généralement d’une première initiative entraînant un changement plus ou moins significatif dans l’entreprise. Concrètement, les dirigeants d’une société ne peuvent pas mettre à jour l’extrait Kbis si aucune des informations qu’elle contient n’a préalablement pas fait objet de modification.
Pour que celle-ci soit effectuée, une assemblée générale doit se tenir en sections ordinaire ou extraordinaire. Au cours de ladite réunion, l’assemblée se prononce sur le changement qui doit être introduit. Un procès-verbal est rédigé à l’issue de la séance pour faire part de la décision des associés de changer le nom, l’adresse, le dirigeant ou l’activité de l’entreprise. Lequel sera présenté à un journal d’annonce légale pour être publié.
Le changement ainsi porté à la connaissance du public doit être mentionné sur l’extrait Kbis ou dans les statuts constitutifs de l’entreprise. Cette dernière opération se fera au greffe du tribunal de commerce. Le dossier à déposer ici dépendra de la nature de la modification. En générale, les pièces justificatives de l’approbation du changement par l’assemblée générale selon les statuts de l’entreprise sont requises.
Comme sus-définie, la dénomination sociale désigne le nom de l’entreprise. Elle est mentionnée aussi bien dans les statuts que sur le Kbis de l’entreprise. Elle ne doit pas être confondue avec la marque (nom commercial) de l’entreprise, même s’ils sont les mêmes. Notez qu’une entreprise peut avoir plusieurs enseignes commerciales, mais sa dénomination sociale ou sa raison sociale comme on l’appelle dans certains cas est unique. Néanmoins, cela n’empêche pas toutefois qu’elle soit modifiée.
Le changement de dénomination sociale s’effectue en plusieurs étapes. Les prémices de cette opération s’effectuent en interne. Ensuite elle débouche sur des procédures administratives.
La prise de décision
Le changement de dénomination sociale émane généralement d’une décision officielle de l’assemblée générale de la société. Celle-ci peut être unanime ou simplement majoritaire selon les dispositions prévues dans les statuts constitutifs.
La décision peut être également prise unilatéralement par le président de l’entreprise si celui-ci est le seul actionnaire ou l’associé unique de la société. Ce sera aussi le cas, si les statuts lui en donnent le droit, et ce même si les autres associés ne sont pas consultés ou ne sont pas d’accord.
Mais une telle situation est rare. Généralement les entreprises ne concentrent pas tous les pouvoirs aux mains d’un seul dirigeant, et toutes les décisions importantes prennent obligatoirement, par l’assemblé général.
Il est donc nécessaire de convoquer cette assemblée si une telle décision doit être prise. Son verdict sera mentionné dans un procès-verbal qui servira de justificatif auprès des autorités administratives que la décision a été prise selon le consensus établi par les statuts de l’entreprise. Ce procès-verbal ne sera pas nécessaire si l’entreprise n’a qu’un associé unique.
Formalité administrative
Après la tenue de l’assemblée générale, il faut que la modification soit publiée dans un journal d’annonce légale avant d’être enregistrée au greffe du tribunal de commerce. Le dossier à adresser doit contenir :
- Le procès-verbal de changement de dénomination sociale ;
- Le document attestant la parution de l’annonce dans un journal habilité situé dans le même département que celui du siège social de l’entreprise ;
- Le Cerfa M2 qui est un modèle de certificat administratif de changement de dénomination sociale.
Le coût de cette modification dépend du professionnel sollicité pour vous accompagner pendant le processus.
L’une des principales raisons sous-jacentes le changement de nom d’une entreprise est la fusion avec une autre. En fait, cette modification est nécessaire dans ce cas pour marquer une nouvelle ère de l’entreprise et forger une autre image à celle-ci.
Les entreprises peuvent également opter pour le changement de nom afin de marquer tout simplement leur évolution. C’est notamment le cas lorsque la société change d’objet social.
Certaines entreprises peuvent par ailleurs changer leurs dénominations sociales pour surmonter une crise. Lorsque la réputation d’une entreprise est entachée ou que celle-ci est rachetée par de nouvelles actionnaires, le changement de son nom s’impose, pour démontrer aux tiers que la société franchit un nouveau cap.
Quelle conséquence le changement de dénomination a-t-il ?
Vu que la dénomination sociale se retrouve sur la quasi-totalité des documents officiels de l’entreprise, ce changement ne peut être sans conséquence. Juridiquement, elle entraîne la modification des statuts et donc du Kbis, mais dans les faits, les tiers peuvent être confus s’ils ne sont pas notifiés de ce changement.
Par ailleurs, même si les associés par voix de l’assemblée générale décident du changement du nom de l’entreprise, sa nouvelle appellation doit être choisie avec précaution. Il faut notamment que le nom ne soit porté par aucune société existante. C’est pourquoi il est d’ailleurs recommandé d’effectuer une recherche d’antériorité pour s’assurer que le nom n’existe nulle part avant de le changer.
