Comment calculer le taux de présence ?

Compte tenu de sa complexité, le coût de l’ absentéisme est généralement peu connu des DDH. Dans cet article, nous allons essayer de donner plusieurs réponses à cette évaluation.

Calcul du taux d’absentéisme

La formule de l’absentéisme

La formule de l’absentéisme généralement acceptée est la suivante :

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( Nombre d’heures d’absences de la période/nombre d’heures théoriques travaillées au fil du temps) * 100

Les périodes choisies sont généralement le mois et l’année.

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Par exemple , une entreprise comptant 15 employés qui travaillent à temps plein (7 heures par jour) a une absence de 6 jours au cours du premier mois de l’année.

La période d’absence est donc de 7 heures x 6 jours d’absence = 42 heures.

Théorique La fréquentation est de 22 jours (nombre moyen de jours travaillés) x 7 heures x 15 employés = 2 310 heures

Taux d’absence = (42/2 310) x 100 = 1,82 %.

Absences à considérer

Bien que la formule de calcul soit relativement courante pour toutes les entreprises, les comparaisons entre entreprises sont en fait plus complexes parce que les types d’absences envisagées peuvent varier d’une entreprise à l’autre.

Il est donc d’usage d’exclure les absences planifiées telles que les congés syndicaux ou de formation, les congés payés, les congés de maternité et de paternité.

D’ autre part , l’absence à laquelle l’entreprise peut répondre est incluse dans la formule  :

• Accidents du travail, déplacements domicile-travail et maladies professionnelles
• absences injustifiées ou mal motivées
• enfants malades abandonnés ou autres événements familiaux.

Il est également possible de considérer des absences pour des maladies courantes. En revanche, les grèves sont exclues du calcul.

Absentéisme : les autres indicateurs suivent

L’ absentéisme doit alors être déchiffré et ventilé par type d’absence. Par conséquent, l’article R2323-17 du Code du travail exige que les données suivantes indiquent dans le contexte de l’équilibre social  :

• Le nombre de jours théoriques travaillés
• Nombre de jours d’absence (excluant les conflits sociaux)
• Nombre de jours d’absence en cas de maladie
• Répartition des absences liées à la maladie par durée
• Nombre de jours d’absence pour accidents du travail, déplacements domicile-travail ou maladies professionnelles
• Le nombre de jours d’absence pour la maternité
• Le nombre de jours autorisés (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes…)
• Le nombre de Jours d’absence attribuables à d’autres causes.

Il est également nécessaire de suivre la durée moyenne de ces absences et le nombre de courtes absences (jusqu’à 3 jours).

Selon les activités, il peut être nécessaire de corriger les données par saisonnalité . Tous ces calculs peuvent être effectués par groupe d’employés ou par lieu géographique.

Chiffres clés au niveau national

Selon l’étude quantitative AYMING-AG2R LA MONDIALE, l’absentéisme en France est passé à4,72 %en 2017 , contre 4,59 % en 2016 (enquête auprès de 1 836 802 salariés).

La durée moyenne des absences est de 17,2 jours par année et par employé .

La dernière étude sur l’absentéisme réalisée par Malakoff Médéric comprend également quelques chiffres intéressants :

• 32,6 % des employés manquent au moins une fois par an (chiffre stable).
• Le nombre de jours d’absence par employé est de 11,4 jours.
• Chaque employé détient 0,63 fois par année. Ce chiffre est stable depuis plusieurs années.

Coûts directs de l’absentéisme

L’ évaluation du coût des temps d’arrêt est complexe parce qu’elle tient compte de nombreuses variables : niveau de rémunération, convention collective (peu importe si le délai d’attente en l’absence de maladie), le remplacement ou la non-infestation de l’absentéisme, et les modalités utilisées pour remplacement (heures supplémentaires, CDD, intérimaire, etc.).

Les coûts directs sont les plus faciles à évaluer. Ils comprennent principalement le montant des salaires bruts et des cotisations sociales correspondant à l’absence du salarié concerné : la surtaxe patronale pendant l’absence du salarié en ce qui concerne : sur les allocations journalières de sécurité sociale doivent être prises en compte et le maintien des salaires pendant la période de carence. Ces coûts dépendent fortement de la politique RH de l’entreprise et de la convention collective, notamment pour le maintien des salaires ou non pendant la période d’attente en cas de maladie pour les travailleurs dont l’ancienneté est inférieure à 1 an. Pour cette évaluation, il est courant d’utiliser un salaire quotidien moyen comme simplification (éventuellement ventilé par niveau hiérarchique).

Ces coûts sont considérés comme des dépenses inutiles. En outre, il est nécessaire le manque de gains pour l’entreprise en termes de marge. Chaque employé participe à la création de la valeur ajoutée de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’intégrer l’ absence de contribution à la valeur ajoutée de ce salarié durant son absence dans le coût direct de l’absentéisme .

Le moyen le plus simple est de garder une contribution moyenne en utilisant le ratio : valeur ajoutée N-1/Moyenne N-1 force. Ce montant doit alors être proportionné en fonction de la durée de l’absence.

Selon le groupe Alma Consulting, le coût direct de l’absentéisme, compte tenu de la valeur ajoutée pour les entreprises françaises, s’élèverait à 45 milliards d’euros, soit 5,8 % de leur masse salariale .

Le coût indirect de l’absentéisme

Le coût de l’absentéisme ne s’arrête pas aux coûts directs. De nombreux coûts et coûts indirects cachés vont gonfler le coût de l’absentéisme :

1) Coûts de remplacement  : Cela dépend principalement de la politique de remplacement de l’entreprise. La personne absente sera-t-elle remplacée ? Par le biais d’un contrat à durée déterminée, une période intérimaire ? Ou bien son travail est-il réparti entre les autres employés (heures supplémentaires) ? La deuxième solution est souvent moins coûteuse à court terme, mais elle a un impact négatif sur le climat social.

2) Frais administratifs  : La gestion des absences prend du temps pour les services du personnel (temps perdu pour la sélection et le recrutement d’un contrat ou d’une personne intérimaire, achèvement de la paie plus longue).

3) Coûts liés aux dysfonctionnements organisationnels  : l’absence entraîne des dysfonctionnements dans le ministère où l’employé en question travaille. Tout d’abord, les tâches de l’absenté doivent être entre collègues (coût des heures supplémentaires possibles) et/ou former son remplaçant.

4) Coûts de l’improductivité : les personnes qui remplacent l’absente (collègue, temporaire, intérimaire, etc.) devront être formées au travail et, très probablement, seront d’abord beaucoup moins efficaces que la personne qui sera remplacée.

5) Coûts sociaux : Les coûts administratifs supplémentaires des services du personnel et du service dans lequel le salarié travaille peuvent aggraver le climat social compte tenu de l’augmentation de la charge de travail des salariés présents. Cette démotivation peut entraîner une baisse de la productivité, un risque accru d’accidents du travail et de l’absentéisme…

6) Coûts d’image : compte tenu du risque d’improductivité et de problèmes sociaux, la qualité du travail effectué peut être moins bonne. Retards La livraison peut également arriver, ce qui conduit à l’insatisfaction des clients.

Selon Alma Consulting Group, le coût de l’absentéisme avec coûts indirects supplémentaires en France atteindrait en fin de compte 60 milliards d’euros (45 milliards d’euros avec seulement des coûts directs).

Cependant, cette position est contestée par d’autres organisations comme Malakoff Médéric, qui estime que les coûts indirects sont de deux à quatre fois le coût direct.

simplifier, nous prenons souvent en compte l’idée qu’un point d’absentéisme coûterait une masse salariale Pour (en tenant compte des coûts directs et indirects de l’absentéisme. Évidemment, cette cote « louche » n’est pas prouvée statistiquement. Ce n’est qu’un ordre de grandeur, ce qui est un calcul plus approfondi pour n’importe quelle entreprise.

Générer automatiquement les indicateurs sociaux

L’absentéisme reste l’un des plus gros problèmes que les entreprises ont à gérer, en particulier les services dédiés aux ressources humaines. Il faut en effet pouvoir comprendre quelle personne est absente pour des raisons viables – congé maternité, maladie, journée dédiée aux enfants… – et quel salarié devrait être à son poste de travail alors qu’il n’y est pas. Sachez que si vous devez entreprendre ce genre de travail, vous pouvez facilement gagner du temps en générant automatiquement vos indicateurs sociaux avec bdes-online.fr, un site qui propose un outil dédié à ce genre de tâches. Chaque collaborateur a, au sein d’une entreprise des caractéristiques spécifiques comme l’âge, les années d’ancienneté, le nombre jours travaillés chaque semaine… De plus, certains ont été embauchés via un contrat à durée déterminée, quand d’autres ont un CDI… Toutes ces données sont bel et bien enregistrées quelque part, dans l’ordinateur du responsable des ressources humaines, de même qu’y figurent les salariés qui ont été licenciés, ceux qui sont arrivés en fin de contrat, etc. Or, tous ces indicateurs sociaux, il faut pouvoir y avoir accès facilement et ce n’est pas toujours le cas, en particulier quand l’entreprise ne dispose pas d’outils informatiques qui le lui permettent.