Comment faire une mise en page de document professionnel ?

Dans le monde professionnel, la forme des documents revêt une aussi grande importance que leur fond. En effet, les écrits sont d’abord perçus en tant qu’images avant d’être analysés dans leurs véritables sens. Ainsi, réaliser une mise en page impeccable de document professionnel apparait comme une mission essentielle pour intéresser qualitativement le lecteur. Comment y parvenir ? Voici quelques recommandations en la matière.

Exploiter judicieusement les marges

Le premier facteur sur lequel il faut agir pour sublimer l’aperçu d’un document s’avère être les marges. Il faut utiliser à bon escient les espaces blancs autour du texte, que ce soit en haut, en bas à gauche ou à droite. Concrètement, vous devez laisser un « blanc tournant » autour des écrits. Ceci passe notamment par la justification du texte puis le réglage des marges en 15 et 20 mm (pour un document de format A4).

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On peut également utiliser diverses autres astuces pour une exploitation optimale des marges et des espaces blancs internes. L’aération du texte, l’agencement des paragraphes, les espacements… il existe de nombreux leviers pour sublimer un texte. Découvrez-en davantage à travers ces formations pour word et excel.

Mettre le titre en haut à gauche

La lecture d’un document se fait généralement de gauche à droite, du haut vers le bas. Ce conditionnement des personnes fait que la position optimale pour placer le titre de votre texte est en haut à gauche. Écrivez-le correctement et n’essayez pas d’en faire trop pour le distinguer. Par exemple, des études ont démontré qu’un titre écrit en minuscule est plus facilement lu d’un titre en majuscule.

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Seul le premier mot de votre titre devrait alors prendre une majuscule et vous n’avez pas à mettre une ponctuation à la fin de la phrase ; sauf interrogative. Les intertitres doivent aussi rester en haut à gauche de leurs contenus.

Ne pas trop varier les polices de caractère

La sobriété est une nécessité dans un contexte professionnel. Évitez donc de varier les polices le long de votre document. Deux ou trois suffisent à couvrir tous les aspects du texte notamment les titres, le corps de texte puis les notes en bas de page. Pour garantir la lisibilité du document, les polices fantaisie et script sont à proscrire sauf pour des cas particuliers. La règle se révèle simple ; privilégiez les caractères standardisés dans votre secteur d’activité.

Utiliser le gras, l’italique et le souligné convenablement

Il est vrai que la curiosité de l’œil s’attise par les choses dont les formes se distinguent. Cette distinction dans un texte se réalise notamment par le gras, l’italique et le souligné. Mettre un titre en gras sert systématiquement à le mettre en valeur. Le souligner peut également avoir le même sens selon le document.

Une portion de phase en gras ou soulignée permettra distinguer des mots clés ou expressions sur lesquelles on tient à insister. L’italique quant à lui, beaucoup moins repérable que le gras ou le souligné, sert aussi de manière exclusive à distinguer les mots ou groupe de mots particuliers. Une combinaison sobre des trois fonctions reste indispensable pour permettre l’esthétique du texte. Regardez donc l’aperçu de votre document pour juger de la pertinence de l’usage des éléments.

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